Il y a quelque temps, nous avons publié un article avec des statistiques remarquables. Une étude a révélé que 60 % des entreprises ne répondent guère au téléphone pendant les heures de bureau. Un simple calcul a montré que cela peut rapidement entraîner des dizaines de milliers d’euros de chiffre d’affaires manqué.

Une bonne raison donc d’agir. L’une des fonctions gratuites les plus précieuses de Belfabriek est le répondeur numérique.

Si tous vos employés sont occupés et que la file d’attente est trop longue, les appelants peuvent, grâce au répondeur numérique (parfois appelé Voice2e-mail), laisser un message. Vous recevez ensuite l’enregistrement audio par e-mail. Dans cet article, nous vous expliquons les avantages de cette fonction et comment fonctionne le répondeur numérique. Bien sûr, nous vous donnons également un plan étape par étape pour activer votre propre répondeur numérique.

Les avantages d’un répondeur numérique

Le principal avantage du répondeur numérique est pour vous. L’étude mentionnée précédemment a montré qu’un appelant sur quatre qui ne peut pas joindre votre organisation appelle un concurrent. Avec le répondeur numérique, vous donnez à ces appelants la possibilité de laisser un message et vous les rappelez dès que vous en avez la possibilité. Voici donc les avantages du répondeur numérique dans votre entreprise :

  • Vous manquez moins d’appels
  • Vos appelants vous considèrent comme plus accessible
  • Vous montrez votre sens du service en rappelant rapidement

Autant de raisons d’activer cette fonction pratique. Nous vous montrerons que c’est rapide et facile. Mais voyons d’abord comment fonctionne le répondeur numérique. Qu’entend l’appelant, et quand et comment recevez-vous le fichier audio ?

Comment fonctionne le répondeur numérique

Vous programmez cette fonction de manière à ce qu’elle s’active automatiquement lorsque cela est nécessaire ; par exemple, lorsque votre bureau est fermé, lorsqu’il n’y a pas de réponse dans les 15 à 20 secondes ou lorsque toutes les lignes sont occupées et que la file d’attente dépasse une longueur maximale. Dans ce dernier cas, il est généralement conseillé de ne pas laisser plus de huit personnes en attente avant un appelant. S’il y a plus de huit appelants dans la file d’attente, il est conseillé de transférer directement l’appelant vers le répondeur numérique.

Une fois que vous avez choisi les moments où cette fonction sera activée, il est important de créer des messages adaptés.

Exemples :

  • “Nous sommes actuellement fermés. Vous pouvez nous joindre du lundi au vendredi de 9h00 à 17h00. Vous pouvez également laisser votre message après le bip. Nous vous rappellerons dès que possible.”
  • “Il y a actuellement beaucoup d’appels sur notre ligne. Nous vous demandons donc de réessayer plus tard. Vous pouvez également laisser votre message après le bip. Nous vous rappellerons dès que possible.”
  • “Nous ne sommes actuellement pas en mesure de répondre au téléphone, nous vous demandons de réessayer plus tard. Vous pouvez également laisser votre message après le bip. Nous vous rappellerons dès que possible.”

Ce ne sont que quelques exemples que vous pouvez adapter à votre guise. Il est également possible de conserver le texte standard de Belfabriek : “Bienvenue sur notre répondeur automatique, vous pouvez laisser un message après le bip.”

Vous pouvez enregistrer vos messages vous-même, mais bien sûr, vous ferez la meilleure impression avec un acteur vocal professionnel. Belfabriek vous offre une réduction sur les services de voix professionnelles. Contactez notre service client au 0800–BELFABRIEK (0800–235 3227) pour plus d’informations.

Le message enregistré par l’appelant vous est automatiquement envoyé par e-mail sous forme de fichier audio que de nombreux logiciels peuvent lire.

Votre organisation a-t-elle plusieurs départements ou sites ? Il est alors possible de configurer le répondeur numérique de manière à ce que chaque département ou site ait une configuration distincte de cette fonction. Ainsi, le chef de service concerné reçoit les e-mails avec les enregistrements audio pour son département. Il est également possible d’envoyer les enregistrements audio à plusieurs adresses e-mail simultanément.

Ce que contient l’e-mail

Comme mentionné, vous recevez le message vocal enregistré par e-mail. Cet enregistrement est joint à l’e-mail. De plus, l’e-mail contient des informations détaillées sur l’appelant et l’appel :

  • Le numéro de l’appelant
  • Le numéro que l’appelant a composé
  • L’heure de l’enregistrement

Le cas échéant, l’e-mail indique également le choix que l’appelant a fait dans le menu. Si vous avez activé la fonction de routage par code postal, vous verrez également le code postal saisi par l’appelant. Vous savez ainsi globalement dans quelle région ou ville se trouve l’appelant et pouvez prendre les mesures appropriées.

Activez votre répondeur numérique

Maintenant que vous savez comment fonctionne le répondeur numérique et que vous en connaissez les avantages, il est temps d’activer cette fonction gratuite. Pour cela, suivez simplement les étapes suivantes :

  • Connectez-vous à Mon Belfabriek
  • Cliquez dans le menu en haut sur Paramètres du numéro
  • Sur la page de gestion des modules, activez l’option répondeur numérique
  • Ensuite, saisissez l’adresse e-mail où vous souhaitez recevoir les enregistrements
  • Cliquez en bas de la page sur le bouton Enregistrer

Nos experts s’assureront ensuite que cette fonction fonctionne parfaitement. Avez-vous encore des questions sur le répondeur numérique ou avez-vous besoin d’aide pour l’activer ? Notre service client amical est à votre disposition pendant les heures de bureau. Contactez-nous au 0800–BELFABRIEK (0800–235 3227).