Les employés au téléphone ne peuvent pas y échapper : les appelants pressés. Que ces appelants soient sur le point de monter dans un avion ou qu’ils soient naturellement impatients, ils demandent un numéro de service simplifié.

Les appelants pressés veulent généralement trois choses :

  • Avoir une personne en ligne le plus rapidement possible
  • Obtenir une solution à leur problème ou une réponse à leur question le plus rapidement possible
  • Pouvoir laisser un message lorsque les employés ne sont pas disponibles, et recevoir une confirmation

Peut-être vous reconnaissez-vous dans les points ci-dessus. En fait, chaque appelant mérite d’être aidé rapidement. Mais comment préparer votre organisation à cela ? Heureusement, Belfabriek le rend possible grâce à un système de Réponse Vocale Interactive (IVR) ultramoderne. Cet IVR offre aux détenteurs de numéros des fonctionnalités supplémentaires pratiques. Pour satisfaire les appelants pressés, ces fonctionnalités sont particulièrement adaptées. Voyons quelles sont ces fonctionnalités que vous pouvez activer.

Comment répondre plus rapidement aux appelants

Nous l’avons déjà mentionné ci-dessus : les appelants pressés veulent parler à l’un de vos employés le plus rapidement possible. Avec un Message d’accueil, vous confirmez que les gens ont appelé le bon numéro. En gardant ce message court, vous évitez que les appelants ne se frustrent. Il en va de même pour le Menu de sélection qui permet aux appelants de se connecter au bon employé : assurez-vous d’un nombre limité d’options, réparties sur un maximum de deux niveaux. Ainsi, les appelants auront rapidement un employé en ligne.

Lignes occupées ? Activez les fonctions suivantes

Malgré ces précautions, il est possible que vos employés soient en conversation en même temps, ce qui les empêche de répondre immédiatement aux nouveaux appelants. Comment vous y préparer ? L’IVR de Belfabriek vous offre deux fonctions simples que vous pouvez activer immédiatement.

La File d’attente

Lorsque tous vos employés sont en conversation, les nouveaux appelants sont placés dans la file d’attente. Nous leur fournissons une musique agréable et informons l’appelant toutes les 45 secondes du nombre de personnes en attente avant lui ou elle. Il vous incombe de définir un temps d’attente maximal. Une bonne pratique est un temps d’attente de cinq à huit minutes maximum. Lorsque ce temps est dépassé, l’appelant a la possibilité de laisser un message sur un répondeur. Montrez que vous êtes orienté service et rappelez cette personne dès que possible.

Le Débordement

Avec cette fonction, vous envoyez ce qu’on appelle le débordement vers un deuxième numéro. Les appelants qui seraient autrement placés dans la File d’attente peuvent alors être immédiatement pris en charge par un numéro de secours. Cela peut être le numéro d’un autre employé qui intervient en cas de forte affluence, ou un centre d’appels où ces appels supplémentaires ne sont pris qu’en cas de forte affluence. Cette option est la plus conviviale car elle ne met pas à l’épreuve la patience de vos appelants, mais les connecte immédiatement.

Solutions avancées

Avec les options ci-dessus, vous faites déjà un grand pas. Vous pouvez cependant aller encore plus loin en incluant des options avancées dans votre plan de disponibilité. Pour plus d’informations à ce sujet, contactez-nous. Vous trouverez notre numéro de téléphone en bas de cet article.

Rappel en file d’attente

Avec cette option intelligente, les appelants sont automatiquement rappelés lorsqu’un employé devient disponible.

Comment ça marche ? L’appelant est d’abord en attente jusqu’à ce que le temps maximal soit écoulé. Ensuite, il est demandé à l’appelant de prononcer son nom. Si l’IVR ne reconnaît pas le numéro de l’appelant, il est également demandé.

Dès qu’un employé est libre, il reçoit une notification que le numéro est appelé à ce moment-là. En même temps, la plateforme diffuse l’audio enregistré, de sorte que votre employé est entièrement préparé pour la conversation à venir. Malgré le long temps d’attente, votre prospect sera impressionné par votre professionnalisme.

Activez ces fonctions maintenant

Vous souhaitez bien sûr offrir le meilleur service à vos clients. Parce que le temps, c’est de l’argent, un bon service implique de répondre rapidement à vos appelants. Les fonctions File d’attente et Débordement que vous avez découvertes plus tôt dans cet article, vous pouvez les activer vous-même. Il en va de même pour le Message d’accueil et le Menu de sélection. Pour cela, rendez-vous sur la page des Paramètres du numéro de Mon Belfabriek.

Vous souhaitez en savoir plus sur les fonctions avancées ou souhaitez les activer immédiatement ? Contactez alors notre service client. Notre message d’accueil est court, afin que nous puissions vous répondre immédiatement. Vous trouverez notre numéro de téléphone ci-dessous.

Nous sommes heureux de vous aider

Comme nous l’avons indiqué dans un article précédent, les appels manqués sont synonymes de perte de chiffre d’affaires. Assurez-vous donc que votre plan de disponibilité prend en compte l’appelant pressé. Vous souhaitez en savoir plus sur les fonctions ci-dessus ou avez besoin d’aide pour les activer ? Nous sommes prêts à vous aider, même si vous êtes pressé. Vous pouvez nous joindre au 0800–BELFABRIEK (0800–235 3227).