Un entrepreneur qui envisage d’utiliser la téléphonie d’entreprise se sentira souvent perdu face à l’abondance de choix. L’offre dans le paysage de la téléphonie est si vaste que simplement passer des appels téléphoniques ou gérer les appels entrants ne suffit plus depuis longtemps.

Qui dit téléphonie d’entreprise, dit aussi communication mobile, gestion automatique des appels, enregistrement, suivi, visioconférence, réunions à distance, télétravail et bien plus encore. Chaque entreprise a ses propres besoins. Il est donc important de savoir non seulement ce qui est disponible sur le marché, quels besoins sont spécifiques à votre entreprise ou qui peut vous fournir ces solutions, mais aussi quel est le coût associé ou ce que cela signifie en termes de temps et d’infrastructure.

Identifier vos besoins

Lorsque vous énumérez les fonctions et applications dont votre entreprise a besoin, il est important de ne pas seulement regarder ce que vous utilisez déjà aujourd’hui et comment vous pouvez éventuellement transformer le fonctionnement actuel en un système téléphonique plus performant, moins cher ou plus moderne. Il est tout aussi important de prendre en compte les changements et les nouvelles techniques qui pourraient être utilisés à l’avenir. Il faut ainsi évaluer la scalabilité et la flexibilité d’adaptation du système.

La mise en œuvre de la téléphonie d’entreprise ne peut pas être une décision précipitée. Votre entreprise dépend en effet d’une communication optimale avec les clients, les fournisseurs et les employés. Les souhaits de vos clients sont aussi les vôtres, car les clients deviennent de plus en plus exigeants et comptent sur vous pour être toujours facilement joignable. Être et rester compétitif ne signifie plus seulement offrir le meilleur prix, mais aussi offrir la meilleure expérience client possible.

Souhaitez-vous un renvoi rapide des appelants vers le bon service ou la bonne personne ? Cela peut se faire via une réceptionniste traditionnelle qui répond à tous les appels et les transfère, mais cela peut aussi se faire plus facilement via un menu de sélection automatique grâce à la VoIP. Souhaitez-vous utiliser une file d’attente avec notification ? Alors, un standard téléphonique classique ne suffit plus et des ajustements nécessaires doivent être effectués. Voulez-vous des options qui vous permettent d’être joignable sur votre smartphone même en dehors de l’entreprise via le transfert d’appel ? Ou souhaitez-vous que vos employés répondent aux appels via un ordinateur portable ?

Voulez-vous prévoir un lien avec votre base de données clients pour consulter immédiatement les commandes en cours à chaque appel ? Souhaitez-vous installer votre centrale téléphonique VoIP dans l’entreprise et la gérer vous-même, ou préférez-vous l’externaliser ? Voulez-vous également permettre la visiophonie ? Autant de questions auxquelles vous seul connaissez la réponse, mais qui jouent un rôle important dans le choix final du fournisseur ou du forfait pour votre téléphonie d’entreprise.

Faire des choix

Un choix réfléchi apporte de nombreux avantages. Un fournisseur qui réfléchit avec vous peut vous faire économiser beaucoup sur votre facture de télécommunications. Ils peuvent s’assurer que vos moyens de communication sont toujours à jour, que la sécurité de vos données est suivie 24 heures sur 24 ou sauvegardée, et qu’ils peuvent réagir avec la flexibilité nécessaire à tout changement au sein de votre entreprise.

Souvent, lors de ce choix, on regarde d’abord le prix d’un forfait proposé, mais comme pour tout contrat, les petits caractères sont également importants. Y a-t-il un coût supplémentaire pour certains appels ou tout est-il inclus dans le forfait ? Devez-vous entretenir vous-même votre centrale téléphonique ou cela est-il prévu dans un forfait d’hébergement ? À quelle vitesse les modifications peuvent-elles être effectuées ? Qui pouvez-vous contacter en cas de questions ou de problèmes et surtout quand ce service est-il disponible ?

Lors du choix de votre téléphonie d’entreprise, vous êtes le client et vous avez droit à la meilleure expérience client possible avec une solution sur mesure pour votre entreprise !