Si vous achetez une nouvelle maison ou si vous allez vivre seul pour la première fois, vous serez rapidement confronté à une grande logistique pour transférer toutes vos affaires à votre nouvelle adresse. Il faudra organiser des rendez-vous avec le fournisseur d’énergie, s’occuper de la connexion télécom, signer des documents, modifier des abonnements, etc.

Pour une entreprise, un déménagement peut avoir un impact encore plus important. En plus des efforts similaires à ceux d’un déménagement particulier, il faut également transporter de nombreuses boîtes contenant toute l’administration, les fournitures de bureau, les armoires, les chaises et divers matériels vers le nouveau lieu de travail. Et cela sans parler de tout le personnel qui doit être accueilli à nouveau dans l’entreprise. Accueillir le personnel est une chose, mais il doit également pouvoir commencer à travailler dès son arrivée, ce qui implique de nombreuses démarches.

Accessibilité

Pour de nombreuses entreprises, un déménagement est synonyme d’une période d’inaccessibilité. Une ligne téléphonique existante est déconnectée, le standard physique doit être déplacé et reconnecté à la nouvelle adresse, et le fournisseur d’accès internet et de téléphonie doit effectuer les interventions techniques nécessaires pour activer la connexion.

Si vous déménagez dans une autre région, cela peut souvent signifier que votre entreprise se voit attribuer un nouveau numéro de téléphone et que vos clients ne sont pas immédiatement informés. Vous devrez également consacrer du temps et de l’argent supplémentaires pour le faire savoir. Les cartes de visite doivent être modifiées, les flyers réimprimés, le site web doit être mis à jour, etc.

Pour vous aider dans ce processus complexe, nous discutons ci-dessous de la manière de gérer le déménagement de votre standard téléphonique.

Comment aborder au mieux le déménagement de votre standard téléphonique ?

Une opération d’envergure comme un déménagement ne peut se faire sans une préparation adéquate. Cela s’applique bien sûr à toutes les étapes d’un déménagement, mais surtout aux aspects technologiques.

Assurez-vous d’avoir un plan clair de toutes les installations

Au début de vos plans de déménagement, il est judicieux de cartographier toutes les connexions, tant pour l’internet que pour la téléphonie et l’alimentation électrique, à votre adresse actuelle. Cela vous permettra de mieux cerner les besoins pour l’implantation à la nouvelle adresse. Vous pouvez créer un schéma sur papier ou sur ordinateur, mais des photos peuvent également être utiles.

Évaluez également clairement lesquelles de ces connexions vous aurez encore besoin ou utiliserez dans le nouveau bâtiment. Un déménagement peut être le moment idéal pour revoir votre salle de serveurs, opter pour un nouveau standard téléphonique ou passer directement à un système téléphonique moderne, flexible et pérenne système téléphonique.

Soumettez votre demande à temps à votre fournisseur d’accès internet et de téléphonie

Gardez à l’esprit qu’un déménagement pour votre fournisseur implique un délai d’attente considérable. Une période d’attente de quatre à six semaines n’est certainement pas une exception. Seule une demande en temps opportun et une planification rigoureuse vous permettront de passer sans heurt d’une connexion à l’autre.

Si vous passez en même temps de la téléphonie classique à la téléphonie VoIP, vous aurez déjà une préoccupation de moins et il suffira d’activer uniquement votre connexion internet à la nouvelle adresse. Une connexion téléphonique distincte ne sera plus nécessaire, car elle passe également par internet et les connexions internet (ou sans fil).

Assurez une communication rapide et correcte

En tant qu’entrepreneur, vous êtes en contact quotidien avec de nombreuses instances et personnes, pensez à vos clients, fournisseurs ou producteurs. Lors d’un déménagement, tous ces contacts doivent être informés de votre nouvelle adresse, éventuellement de votre nouveau numéro de téléphone si vous vous installez dans une autre région, de la période d’indisponibilité, etc. Assurez-vous donc d’avoir établi un plan d’action bien à l’avance pour informer toutes les parties concernées.

Étiquetez correctement le matériel

Il arrive trop souvent que lors d’un déménagement, certaines boîtes se mélangent, que des appareils apparemment identiques comme un téléphone ou un ordinateur portable se retrouvent au mauvais bureau ou qu’un câble d’alimentation soit perdu. Assurez-vous donc que chaque appareil ou accessoire est muni d’une étiquette d’identification unique et reconnaissable. Ainsi, vous saurez immédiatement où tout doit aller lors du déchargement.

Vous pouvez cependant économiser beaucoup de travail

Si vous travaillez avec un forfait de téléphonie hébergée comme celui de Belfabriek, vous pouvez déjà rayer certaines des préoccupations ci-dessus de votre liste. Même pendant votre déménagement, vous pouvez rester joignable en transférant le numéro d’appel vers votre téléphonie mobile ou en répondant via un ordinateur portable ou une tablette à tout endroit où vous disposez d’une connexion internet fonctionnelle.

Votre numéro de téléphone n’est alors plus lié à une région et peut vous suivre, il n’est donc pas nécessaire de mener une large communication pour promouvoir votre nouveau numéro. Même le raccordement des téléphones à votre nouvelle adresse devient beaucoup plus simple et peut être configuré à distance. Votre fournisseur s’assure que tous les appareils sont préalablement adaptés. Il n’est plus nécessaire de sauvegarder vous-même vos contacts, SMS et données téléphoniques, car ils sont toujours sécurisés dans le cloud.