Les numéros de téléphone virtuels qui transfèrent les appels sont actifs sur notre système de réponse vocale interactive.

Ce système IVR exécute des tâches en fonction des instructions données par l’appelant – en appuyant sur une touche ou en enregistrant un message.

Pour vous, cette forme d’automatisation est très pratique : les employés peuvent désormais consacrer leur temps précieux à d’autres tâches.

De nombreuses tâches exécutées par l’IVR s’accompagnent de la diffusion de messages d’annonce. Il existe de nombreux types de messages d’annonce qui peuvent être diffusés à différents moments de l’appel.

Vous pouvez configurer précisément quels messages d’annonce doivent être diffusés à quel moment. Voici une liste des messages d’annonce les plus couramment utilisés. Sous cette liste, quelques conseils pour un résultat optimal.

Message de bienvenue

C’est le premier message que les appelants entendent lorsqu’ils se connectent à votre numéro de téléphone. C’est un message important car il vous permet de faire une première impression. Profitez de cette occasion avec un message amical qui souhaite la bienvenue aux appelants et les met à l’aise.

Message de menu de sélection

Lorsque vous utilisez un menu de sélection, ce message est indispensable. Pour chaque choix dans le menu d’appel, l’appelant entend un message : “appuyez sur 1 pour…, appuyez sur 2 pour parler au service…” Lors du transfert final vers un employé ou un service, l’IVR diffuse également un message (“vous êtes maintenant transféré vers…”). N’oubliez pas d’enregistrer également un message pour les appelants qui ne font pas de choix, par exemple : “vous n’avez pas fait de choix ou votre choix n’a pas été reconnu…”

Message de file d’attente

Un appelant est-il en attente parce que tous les employés sont occupés ? Pour un appelant, cela peut être une expérience frustrante, mais avec les bons messages, ils savent mieux à quoi s’attendre et sont moins enclins à raccrocher : “il y a encore… personnes en attente avant vous."

Si le temps d’attente maximal est atteint, vous pouvez donner aux appelants l’option de laisser un message. C’est plus aimable que de leur demander de rappeler.

Message de répondeur numérique

Avec ce message, vous informez les appelants qu’ils peuvent laisser un message après le bip. Conseil : indiquez également ce qui se passera après l’enregistrement de ce message. Ce qu’un appelant préfère entendre, c’est que vous écouterez le message enregistré et que vous le recontacterez rapidement.

Message de fermeture ou d’horaires d’ouverture

Ce message informe les appelants des horaires d’ouverture et est diffusé après les heures de fermeture.

Message de routage par code postal

Avec le routage par code postal, l’appelant doit entrer les premiers chiffres du code postal. Le message demande à l’appelant de le faire et explique pourquoi : “…afin que nous puissions vous transférer vers la succursale la plus proche.”

Une bonne voix pour vos messages

Il y a 3 possibilités pour fournir des messages :

  • En les enregistrant sur votre téléphone mobile. Enregistrez le fichier audio et envoyez-le-nous par email.

  • Fournissez-nous le texte que l’appelant doit entendre et nous le ferons enregistrer par un acteur vocal professionnel. Cela entraîne des coûts que l’acteur vocal facture (comptez sur des frais uniques de 100-150 euros).

  • Fournissez-nous le texte que l’appelant doit entendre et nous le ferons prononcer par notre bot de synthèse vocale. Cela sonne presque parfaitement et est le choix le plus populaire en 2023.