Tu préfères être toujours joignable pour tous les clients, mais il y a bien sûr des moments où tu ne peux pas répondre au téléphone et tu préfères que les clients potentiels laissent un message sur la messagerie vocale et laissent un message et un numéro de téléphone.

Un appelant considère également la messagerie vocale comme un moment de contact, il est donc important que cela se passe de manière optimale. Il y a beaucoup de choix, mais à quoi ressemble un bon message vocal professionnel ?

Qu’est-ce qu’une messagerie vocale professionnelle ?

Une messagerie vocale professionnelle est similaire à la messagerie vocale souvent utilisée à titre privé : lorsqu’un appel ne peut pas être répondu, un message d’accueil est diffusé, suivi d’un bip sonore après lequel l’appelant peut laisser un message. Ce qui rend une messagerie vocale professionnelle légèrement différente, c’est que le message vocal doit paraître professionnel et laisser une impression positive.

Cela signifie qu’il faut bien réfléchir à une voix professionnelle, au texte enregistré et au suivi du message vocal enregistré.

Qu’est-ce qui est important lors de l’enregistrement d’un message vocal professionnel ?

“Bienvenue, notre bureau est actuellement fermé. Vous pouvez réessayer pendant les heures d’ouverture ou laisser votre numéro de téléphone et un message après le bip. Nous vous rappellerons dès que possible.” C’est juste un exemple de message vocal professionnel tel qu’il est souvent entendu. Maintenant que vos clients sont arrivés à la messagerie vocale, autant en tirer le meilleur parti. Nous énumérons les points d’attention les plus importants.

Choisissez la bonne voix

Le premier et peut-être le plus important choix est celui de la voix. Quelle voix trouvez-vous la mieux adaptée à votre entreprise ? Cela peut être votre propre voix ou celle d’un collègue qui a une voix professionnelle.

Assurez-vous que la personne qui enregistre le message vocal professionnel articule bien, parle calmement et clairement sur un ton qui convient à l’entreprise. Cela peut être très formel, mais bien sûr aussi très léger et fluide. Cela dépend entièrement de la manière dont l’entreprise communique habituellement.

Une option souvent choisie est de faire enregistrer le message vocal par un acteur vocal professionnel. Choisissez la voix qui vous convient le mieux et envoyez-nous le texte à enregistrer. La plupart des acteurs vocaux professionnels ont leur propre studio à domicile et enregistrent un fichier le jour même. Nous téléchargeons ce fichier sur notre centrale téléphonique et vous disposez immédiatement d’une messagerie vocale professionnelle. Comptez environ 100-150 euros de frais uniques pour l’enregistrement de messages vocaux professionnels. Consultez www.voices.nl ou www.voices.be où vous pouvez écouter des voix professionnelles et les commander directement pour les faire enregistrer.

Une autre option est le text-to-speech : vous nous envoyez le texte et nous le faisons prononcer par l’ordinateur. Cela sonne très bien en 2022 ! Si vous trouvez que votre propre voix ne sonne pas assez bien et qu’un acteur vocal est trop cher, ou si vous changez souvent vos textes, c’est la meilleure option pour une messagerie vocale professionnelle. Vous pouvez également l’utiliser pour un message de bienvenue normal ou pour prononcer votre nom et numéro de téléphone. Pour l’option text-to-speech, nous ne facturons pas de frais.

Ainsi, vous pouvez toujours créer ou faire créer un message personnel et une messagerie vocale personnelle. Donnez-nous un bon texte et nous nous occupons du reste pour une messagerie vocale professionnelle parfaite.

Messages vocaux amusants

Nous avons déjà mentionné qu’il est important de s’adresser poliment aux clients, tant au téléphone lors d’une conversation qu’avec un bon message vocal. Cependant, il y a suffisamment d’entreprises qui souhaitent un message vocal avec une touche d’humour.

Des messages vocaux amusants auxquels vous pouvez penser sont par exemple :

  • …Et nous vous rappellerons dès que nous serons descendus du toit (entreprise de couverture ou de plomberie)
  • …Et nous vous apporterons rapidement une réponse (entreprise de logistique, de livraison ou de messagerie)

Logiquement, un tel message doit vraiment vous convenir. Si vous êtes habituellement très formel dans votre communication, des messages vocaux amusants sont moins appropriés.

Exemples de textes pour la messagerie vocale

En plus des messages vocaux amusants, il existe également de nombreux exemples de textes plus formels pour la centrale téléphonique ou la messagerie vocale. Quelques exemples souvent entendus sont :

  • “Bonjour et merci d’avoir appelé [nom de l’entreprise / votre nom]. Laissez un court message et nous vous contacterons dès que possible. Passez une bonne journée !”
  • “Vous avez appelé [nom de l’entreprise]. Nous ne pouvons pas prendre votre appel pour le moment, mais nous serions ravis de vous rappeler. Laissez votre nom, numéro, la raison de votre appel et le meilleur moment pour vous rappeler - nous ne voulons pas vous manquer à nouveau. Nous espérons vous parler bientôt.”
  • “Merci d’avoir appelé [votre entreprise]. Nous avons hâte de vous parler. Laissez-nous vous rappeler dès que nous serons disponibles en laissant votre nom, vos coordonnées et la raison de votre appel. Passez une bonne journée.”

Choisissez surtout un texte de messagerie vocale qui convient à votre entreprise. Si vous souhaitez des conseils professionnels sur l’enregistrement du message vocal professionnel, Belfabriek est à votre disposition.

Questions fréquemment posées

Combien de temps faut-il pour enregistrer un message vocal par un acteur vocal professionnel ?

La plupart des acteurs vocaux ont leur propre studio à domicile et livrent le fichier dans un délai de 1 à 2 jours ouvrables.

Puis-je également faire enregistrer un message de bienvenue par une voix ?

Vous pouvez également faire enregistrer un message de bienvenue en même temps qu’un message vocal par une voix. Vous aurez alors un bon message enregistré pour chaque occasion que nous pourrons diffuser.

Puis-je également faire entendre des bruits de fond dans une messagerie vocale professionnelle ?

Pour les messages vocaux professionnels, nous déconseillons l’utilisation de bruits de fond afin de créer une messagerie vocale aussi professionnelle que possible.

J’ai besoin d’aide pour mes textes de messagerie vocale professionnelle.

Si vous utilisez un acteur vocal professionnel, celui-ci vérifie toujours le texte et vous aide à le rendre court et concis. Vous êtes ainsi assuré d’une bonne messagerie vocale professionnelle.

Mes messages vocaux professionnels changent régulièrement, que faire ?

Si vos messages changent souvent, il est préférable de les enregistrer vous-même ou d’utiliser notre synthétiseur vocal text-to-speech. Vous serez ainsi le mieux joignable avec des textes souvent changeants.

Comment puis-je recevoir les messages vocaux enregistrés ?

Nous envoyons les messages vocaux à l’adresse e-mail que vous avez fournie. Cela peut également être une adresse e-mail générale afin que tout votre équipe puisse les écouter et agir immédiatement pour de nouveaux clients potentiels.