Lorsque le téléphone de votre entreprise sonne constamment, une intégration VoIP est la solution idéale pour gérer efficacement votre communication professionnelle. Il est extrêmement frustrant pour les clients de devoir attendre au téléphone pendant que vous les transférez, notez leur numéro et message, et cherchez simultanément une solution à leur problème.

Il existe non seulement un risque d’erreur humaine, ce qui pourrait vous faire manquer une vente, mais il est encore plus pénible de devoir mettre les clients en attente pour retrouver leur commande dans un autre programme. Lorsqu’un autre appel arrive en même temps, vous vous retrouvez avec deux personnes en attente et frustrées.

La plupart des entreprises utilisent différentes applications, ce qui n’améliore pas l’efficacité. Une application indispensable est la téléphonie d’entreprise en ligne. Mais pour accéder aux données des clients, vous devez littéralement changer d’onglet ou d’écran et taper les données dans le champ de recherche. Tout cela est très énervant et chronophage. Mais que se passerait-il si vous pouviez tout synchroniser, afin de profiter de toutes les fonctionnalités de votre téléphonie en ligne depuis votre logiciel habituel ? Découvrez l’intégration VoIP !

Automatismes, intégrations et logiciels

La réalité est que les processus manuels vous coûtent beaucoup de temps et d’argent, et cela est très stressant tant pour vos employés que pour vos clients. La solution réside dans le mot magique AIS : automatismes, intégration et logiciels.

Concrètement, pour votre téléphonie d’entreprise, cela signifie que vous connectez votre application téléphonique en ligne à votre système CRM (Customer Relation Management) ou à votre solution ERP (Enterprise Resource Planning). L’objectif est de remplacer autant que possible les actions manuelles par des automatismes en intégrant votre téléphonie en ligne (intégrations) dans d’autres applications professionnelles (logiciels).

Une intégration VoIP permet de connecter votre téléphonie en ligne à presque toutes les applications d’entreprise possibles dans le but d’automatiser et d’optimiser le processus de communication interne et externe.

Cela se traduit non seulement par une efficacité accrue de vos employés, mais aussi par une satisfaction client plus élevée. Une meilleure productivité et des clients satisfaits = un chiffre d’affaires plus élevé, et c’est finalement ce qui compte.

Qu’est-ce que l’intégration VoIP ?

VoIP signifie voice over internet protocol, la technologie pour téléphoner en ligne. Avec une plateforme VoIP, vous pouvez donc appeler avec n’importe quel appareil ayant une connexion Internet, smartphones, ordinateurs et tablettes, et même avec une ligne fixe. Une intégration VoIP vous permet d’intégrer sans heurts votre téléphonie en ligne dans vos autres applications. De cette manière, vous créez un écosystème logiciel convivial, efficace et clair.

Avec une telle intégration de téléphonie en ligne, vous n’avez plus besoin de passer manuellement de votre application téléphonique au programme que vous utilisez pour votre service client (CRM) pour appeler le dossier de l’appelant.

Mais les possibilités des intégrations VoIP ne se limitent pas au service client. La téléphonie en ligne peut également être connectée, grâce aux intégrations VoIP, à d’autres applications d’entreprise, telles que les programmes de comptabilité, les applications de productivité ou les outils de gestion des stocks.

Comment fonctionne AIS concrètement ?

Les intégrations permettent une synchronisation automatique des données entre deux plateformes logicielles compatibles de votre choix. Vous pouvez ainsi utiliser différentes intégrations VoIP, par exemple, pour synchroniser votre e-mail, vos applications d’entreprise et votre téléphonie en ligne.

Une fois que votre téléphonie en ligne est connectée à votre système CRM, les appels et messages sont automatiquement enregistrés dans votre CRM. Cela élimine la nécessité de rechercher à chaque fois les données des clients dans les deux systèmes. Lorsqu’une personne appelle, vous voyez immédiatement son nom sur votre plateforme téléphonique, ce qui vous permet d’avoir toutes les informations à portée de clic.

Fonctions pratiques que vous ne voudrez plus manquer

Une connexion entre votre téléphonie en ligne et votre ou vos applications d’entreprise préférées offre quelques fonctions que vous ne voudrez plus manquer.

Un aperçu des principales fonctionnalités :

Appels entrants

Lorsqu’une personne appelle, une fenêtre contextuelle apparaît avec les données client pertinentes de votre CRM.

Lorsqu’il n’y a pas de correspondance avec le CRM, l’intégration complète les informations avec la recherche automatique de numéro Google.

Enregistrement standard des appels avec la possibilité d’ajouter des notes. Aucune action n’est donc requise pour enregistrer les appels.

Et bien plus encore…

Appels sortants

Chaque numéro de téléphone dans votre application d’entreprise connectée est accompagné d’un lien clic-pour-appeler, que vous n’avez qu’à cliquer pour pouvoir appeler.

Dans n’importe quel programme, vous pouvez sélectionner n’importe quel numéro de téléphone et appeler simplement en appuyant sur F7 (Windows).

Grâce à une application téléphonique de bureau pratique, vous pouvez facilement composer ou coller un numéro pour l’appeler directement.

Et bien plus encore…

Avantages de l’AIS

En connectant votre téléphonie d’entreprise en ligne à vos autres applications d’entreprise dans le cloud, non seulement vos clients en bénéficient, mais aussi vos collègues et votre entreprise elle-même.

Avantages pour les clients

En tant que chef d’entreprise, vous avez certainement déjà appelé une autre entreprise qui a pu en un clin d’œil retrouver vos informations, répondre rapidement à toutes vos questions et résoudre le problème sans vous mettre en attente. La personne que vous aviez au téléphone utilisait un système avec intégration VoIP.

Le processus est si fluide et sans faille pour le consommateur que les clients n’ont même pas idée de ce qui se passe de l’autre côté. Tout ce qu’ils savent, c’est qu’ils ont reçu un service client impeccable. Et c’est ce que vous voulez bien sûr offrir en tant qu’entreprise ambitieuse.

Avantages pour les employés

Vos employés sont bien sûr déjà très heureux que vous soyez passé à la téléphonie en ligne. Mais en intégrant votre système VoIP dans d’autres logiciels d’entreprise, vous n’avez jamais vu autant de visages rayonnants sur le lieu de travail. Les principaux atouts des intégrations VoIP pour les employés sont :

  • Multitâche
  • Augmente l’efficacité
  • Accès, utilisation et partage des données

Avantages pour votre entreprise elle-même

Votre entreprise elle-même bénéficie également des intégrations VoIP. Quelques atouts non négligeables pour les entreprises sont :

  • Les employés peuvent se connecter de n’importe où
  • Communication interne et externe sans faille
  • Idéal pour les centres d’appels virtuels
  • Installation et mises à jour directes dans le cloud
  • Plus rentable que les systèmes analogiques
  • Ajout illimité d’applications
  • Facile à mettre à l’échelle

Quelles applications pouvez-vous connecter à votre téléphonie en ligne ?

Les intégrations VoIP augmentent considérablement l’efficacité de votre système de téléphonie d’entreprise en ligne. Étant donné qu’il est facile et peu coûteux d’utiliser ces intégrations, il ne tient qu’à vous de décider quelles applications vous allez connecter.

CRM

La plupart des entreprises utilisent aujourd’hui un système CRM : un programme avec lequel elles entretiennent les relations avec leurs clients. Ces applications sont indispensables pour une gestion client ordonnée et l’envoi de courriels. Mais il est rare que vous puissiez également appeler avec. En connectant votre outil CRM à votre système téléphonique en ligne, vous économisez un temps précieux pour appeler les données client, le numéro de commande et d’autres informations. Lorsqu’une personne appelle, vous avez alors immédiatement toutes les informations sur un plateau.

ERP

La téléphonie en ligne peut être connectée à presque toutes les applications d’entreprise possibles, donc pas seulement aux systèmes de relations clients. Le même exercice que pour le CRM peut également être fait pour des applications d’entreprise plus spécifiques pour des secteurs tels que les hôpitaux, les centres d’appels, les cabinets comptables ou d’avocats, les chaînes de supermarchés, et ainsi de suite.

Chat ou SMS

Certaines personnes préfèrent discuter ou envoyer un message. Une intégration VoIP permet alors de passer de l’appel au chat ou au SMS. Avec une application qui prend en charge les SMS ou le chat, vous pouvez alors répondre à vos clients via le moyen de communication qu’ils préfèrent depuis votre système CRM habituel.

IA et transcription

Parfois, prendre des notes pendant un appel ne suffit pas. Avec des applications d’IA et de transcription, vous obtenez automatiquement une version écrite de la conversation après un appel. Ces applications sont utiles pour avoir rapidement un aperçu du contenu des conversations téléphoniques précédentes. Elles sont également extrêmement utiles pour former de nouveaux employés, car ils peuvent apprendre comment gérer des clients difficiles.

La combinaison de la téléphonie en ligne et des applications est différente pour chaque entreprise. C’est à vous, en tant que chef d’entreprise, de choisir les outils qui tireront le meilleur parti de votre téléphonie d’entreprise en ligne. Dans la boutique d’applications Belfabriek, vous trouverez un aperçu complet des nombreuses applications avec lesquelles vous pouvez connecter la plateforme téléphonique.

Belfabriek : écosystème logiciel et téléphonie en ligne sur mesure

Belfabriek, le spécialiste de la téléphonie d’entreprise en ligne, connecte votre téléphonie en ligne à toutes vos applications préférées. Une équipe d’experts aide quotidiennement les entreprises à automatiser leurs processus d’affaires et à améliorer leur communication via tous les canaux imaginables : chat, téléphone, SMS, e-mail.

Tirez encore plus parti de vos différentes applications d’entreprise et de votre téléphonie en ligne grâce aux intégrations VoIP de Belfabriek !