Lorsque vous appelez une entreprise, vous n’êtes pas toujours immédiatement pris en charge par un employé. Souvent, un message se fait entendre d’abord. “Vous appelez…” ou “Merci d’avoir appelé…”. Un tel message est un message d’accueil automatisé. Cela sonne professionnel et aide à accueillir les clients de manière polie et cohérente ! Un tel message d’accueil est également possible pour votre entreprise. Mais à quoi ressemble le meilleur message d’accueil ?

Pourquoi un message d’accueil ?

Un message d’accueil par téléphone n’est bien sûr pas obligatoire, mais c’est une manière très polie et professionnelle de s’adresser aux clients. Ainsi, vos clients sont toujours accueillis de la même manière, avec le message que vous avez choisi vous-même. Vous avez également la possibilité de partager un message calmement. Un message d’accueil ne peut en effet pas être interrompu par l’appelant. Avec ce message, vous pouvez par exemple annoncer qu’un menu de choix va suivre, indiquer les heures d’ouverture ou informer qu’il y a aussi des informations sur un sujet sur le site web.

Comment un bon message d’accueil doit-il sonner

Malheureusement, il n’existe pas de manuel pour le message d’accueil parfait. Chaque entreprise est en effet différente, et selon les valeurs de la marque et la culture d’entreprise, un message et une forme conviennent mieux à une entreprise qu’à une autre. Mais il existe quelques moyens qui peuvent toujours vous assurer de tirer le meilleur parti de votre message d’accueil !

La voix de votre entreprise

Tout commence par la voix. Enregistrez-vous le message vous-même, ou un collègue le fait-il ? Ou souhaitez-vous que le message d’accueil soit enregistré par une voix professionnelle engagée ? C’est aussi une possibilité. Non seulement les plus grandes entreprises choisissent souvent cette forme, mais pour les PME, c’est aussi une manière très professionnelle d’accueillir les clients. Et c’est plus facile que vous ne le pensez peut-être. Vous fournissez le message d’accueil souhaité et nous demandons un devis auprès de l’agence de voix-off. Le message peut ensuite être entendu en quelques jours seulement. Pour des exemples de voix professionnelles masculines et féminines affiliées à Belfabriek, vous pouvez demander une page de démonstration.

Le message que vos clients entendent

Et comment le message lui-même sonne-t-il ? Faites savoir à vos clients dès le début qu’ils sont en contact avec votre entreprise. Faites-le de manière calme et amicale. Vous donnez ainsi le ton pour le reste de la conversation. Utilisez ensuite l’espace éventuellement pour faire savoir quelque chose sur votre entreprise. “Nous représentons…” ou “Nous sommes heureux de vous aider…”. C’est en effet aussi une opportunité de faire un peu de ‘marketing de marque’.

Enfin, faites toujours savoir ce qui va se passer. L’appel sera-t-il par exemple enregistré, ou un menu de choix va-t-il suivre ? Ainsi, votre client sait à quoi s’attendre. Vous n’avez pas d’inspiration ? Nous avons alors quelques modèles prêts pour les situations les plus courantes !

Le meilleur message d’accueil

Le meilleur message d’accueil est donc professionnel, peut-être même avec une voix professionnelle via Belfabriek. Le message est calme, amical et informe immédiatement avec quelle entreprise l’appelant est en contact. Vous mentionnez ce qui va se passer et faites éventuellement savoir ce que représente votre entreprise. De cette manière, vous tirerez le meilleur parti du message d’accueil !