Vous avez mis en place votre site web, la gestion des stocks et la livraison des commandes sont organisées, et les premières commandes arrivent peut-être déjà. Mais avez-vous bien organisé votre service client téléphonique ?

Tous les clients d’une boutique en ligne ne souhaitent pas uniquement vous contacter par e-mail, formulaires en ligne, forums ou chat. Les clients ont besoin de savoir qu’il y a de vraies personnes derrière votre vitrine numérique.

Pour de nombreux clients, l’absence de possibilité de contact direct est même une raison de quitter la boutique en ligne. Vous perdez alors un client prêt à acheter !

Tout cela peut être facilement résolu en affichant un numéro de téléphone convivial sur le site web.

Un numéro de téléphone permet aux clients de rechercher le type de contact dont ils ont besoin : poser cette question importante pour eux, recevoir un peu d’attention personnelle et obtenir une réponse rassurante.

Et pourtant, cela ne doit pas se faire au détriment de votre propre productivité. Surtout en tant que boutique en ligne débutante ou petite, il est important de trouver un équilibre entre le contact client et les autres activités.

Tout cela peut être réalisé en un rien de temps sans avoir à investir dans de nouveaux téléphones, centraux ou réseaux !

Nous vous montrons dans cet article comment vous pouvez le faire.

Le contact client téléphonique idéal pour une boutique en ligne

Avant de parler de la manière de mettre en place le contact client pour une boutique en ligne, il est important de se pencher d’abord sur les exigences auxquelles ce contact téléphonique doit répondre.

Nous énumérons ci-dessous les exigences les plus importantes pour un tel service, les problèmes les plus courants et comment les résoudre facilement.

Accessibilité parfaite

Tout d’abord, un service client téléphonique doit bien sûr être parfaitement accessible. Cela peut sembler évident, mais en tant que boutique en ligne débutante ou petite, vous n’êtes probablement pas au bureau toute la journée. Vous avez des rendez-vous avec des fournisseurs, vous traitez des commandes, vous mettez à jour la comptabilité : il y a toujours plus à faire. Vous voulez littéralement être joignable là où vous vous trouvez à ce moment-là. Vous devez pouvoir répondre à vos appels aussi facilement en déplacement ou depuis chez vous qu’au bureau.

Lorsque votre boutique est un peu plus grande et que vous avez du personnel, vous souhaitez pouvoir transférer facilement les appels à des collègues, même s’ils se trouvent chez eux.

Un numéro de téléphone de Belfabriek est dans tous ces cas une solution parfaite car il s’agit d’un numéro de téléphone virtuel. Les appelants sont transférés via votre numéro de téléphone vers un appareil que vous avez configuré. Cela se fait en temps réel, sans que l’appelant ne s’en aperçoive.

Vous pouvez vraiment travailler de manière flexible lorsque vous pouvez modifier rapidement et facilement les appareils vers lesquels les appels sont dirigés, chaque fois que cela est nécessaire.

Les clients de Belfabriek le font en temps réel, aussi souvent que nécessaire et sans frais supplémentaires grâce à notre outil téléphonique.

Fonctionnalité importante

Tout comme votre boutique en ligne, vous souhaitez également organiser votre contact téléphonique de manière professionnelle. Vous voulez que vos appelants soient accueillis de manière appropriée avec un message d’accueil préenregistré, qu’ils soient éventuellement mis en file d’attente lorsque vous êtes momentanément en conversation, ou qu’ils soient automatiquement redirigés vers le répondeur numérique afin que vous puissiez les rappeler plus tard.

Tous ces services et bien d’autres encore sont exécutés par le système de réponse vocale interactive (IVR) qui transfère également vos appels.

Vous décidez vous-même des fonctions téléphoniques que vous utilisez. Vous pouvez également modifier ces paramètres à tout moment. Ainsi, vous avez un contrôle total sur votre numéro de téléphone et vous vous assurez que votre numéro est toujours parfaitement adapté aux exigences de votre entreprise !

Statistiques d’appels

Bien sûr, vous suivez précisément combien de personnes visitent votre site chaque jour, d’où elles viennent, combien de temps elles restent sur le site et bien plus encore. Ainsi, vous pouvez finalement optimiser votre boutique en ligne.

Mais pourquoi ne pas faire de même avec votre service téléphonique ?

Imaginez comment vous pourriez l’améliorer en sachant exactement d’où viennent les appelants, quels jours et à quelles heures il y a le plus d’appels, et combien d’appelants raccrochent avant que vous ayez pu répondre au téléphone ?

Les clients de Belfabriek ont un accès gratuit aux statistiques graphiques qui rendent ces données importantes sur les appels et les appelants directement visibles. Ils peuvent même choisir de recevoir ces données par e-mail. Ainsi, vous n’avez pas besoin de vous connecter constamment et vous restez toujours informé des données les plus importantes !

Contrôle direct de votre numéro, partout et à tout moment

Vous devez apporter des modifications aux moments les plus inattendus et bien sûr, vous ne pouvez pas attendre plusieurs jours ouvrables pour effectuer une simple modification des paramètres de votre numéro.

Nous avons donc beaucoup investi dans un environnement en ligne qui vous donne un aperçu complet et un contrôle total sur le numéro de téléphone. Nous vous fournissons également une application pour mobile ou tablette avec laquelle vous pouvez gérer votre numéro, même en déplacement.

Mettre en place votre propre service client parfait

Maintenant que nous avons vu quelles sont les attentes principales auxquelles un contact client téléphonique professionnel doit répondre, il est temps de voir étape par étape comment vous pouvez le mettre en pratique. En bref : comment choisir et demander un numéro et comment ensuite mettre en place votre propre service client.

Étape 1 : Choisir un numéro

Si vous n’avez pas encore de numéro de téléphone, vous devrez d’abord choisir et demander un numéro.

Commençons par examiner quels types de numéros existent et lesquels sont les plus adaptés à une boutique en ligne.

Vous connaissez bien sûr les numéros 0800 familiers, les numéros de téléphone locaux liés à une région et les numéros 085 de plus en plus utilisés par les boutiques en ligne.

Quel est l’avantage de ces numéros ?

Tout d’abord, les numéros 085 ne sont pas liés à un lieu ou une région spécifique. Ce sont donc des numéros qui ont une portée nationale et indiquent clairement que vous travaillez à l’échelle nationale.

Pour les appelants, les numéros 085 sont attrayants car l’appel ne coûte jamais plus cher qu’un appel vers un numéro fixe ordinaire.

En même temps, un numéro 085 est moins cher pour vous qu’un numéro 0800, car vous ne supportez pas tous les coûts des appels.

Ces numéros 085 sont demandés et attribués individuellement. Ces dernières années, la demande de numéros 085 a tellement augmenté que nous avons un grand bloc de ces numéros en stock. Dans notre boutique de numéros 085, vous avez donc un large choix de numéros disponibles que nous pouvons souvent configurer et connecter pour vous le même jour ouvrable.

Dès que votre demande nous parvient, nous nous occupons de l’activation du numéro. Une fois votre demande de numéro approuvée, nous nous mettons au travail pour rendre le numéro opérationnel.

Que vous choisissiez un numéro 085, local ou 0800, lorsque vous enregistrez le nouveau numéro chez Belfabriek, nous nous occupons de la demande et de la connexion de votre numéro et vous avez un accès direct à toutes les fonctionnalités supplémentaires importantes.

Étape 2 : La configuration de votre numéro

Maintenant que vous avez choisi un numéro et que la demande est traitée par nos soins, il est temps de réfléchir à la configuration de votre numéro.

Le message d’accueil

La première chose que les appelants entendent lorsqu’ils appellent votre numéro est le message d’accueil. Celui-ci sert à mettre les appelants à l’aise : ils sont maintenant connectés téléphoniquement à votre organisation et vous faites tout pour traiter l’appel aussi rapidement et efficacement que possible.

Choisissez une voix appropriée pour enregistrer ce message. Cela peut être votre propre voix ou celle de l’un de vos collègues. Vous pouvez également utiliser nos voix professionnelles à un prix avantageux !

Message de fermeture

Faites également une variation de votre message d’accueil pour les jours et heures où vous êtes fermé et donc non joignable. Ce message est également appelé message de fermeture. Il est enregistré séparément et seuls les appelants en dehors des heures d’ouverture entendent ce message.

Après la lecture d’un message de fermeture, vous pouvez connecter vos appelants au répondeur numérique. Celui-ci enregistre un message de l’appelant et l’envoie ensuite à votre adresse e-mail. De cette manière, vous pouvez répondre à un moment qui vous convient.

Autres fonctions

Réfléchissez également aux autres fonctionnalités que vous souhaitez utiliser. Vous trouverez une liste complète des fonctions disponibles sur la page des paramètres du numéro du tableau de bord.

Étape 3 : vers le lancement

Dès que votre demande est traitée et que votre numéro est activé, l’un de nos collaborateurs vous contactera. À partir de ce moment, ils travailleront avec vous pour s’assurer que le numéro est configuré exactement comme vous le souhaitez.

Vous recevrez également à ce moment-là les informations de connexion pour le tableau de bord. Vous pouvez y gérer tous les paramètres des numéros de téléphone.

Préparé pour l’avenir

Même après le lancement, votre numéro de téléphone grandira avec votre boutique en ligne.

Votre boutique en ligne se développe et vous devez répartir les appels entrants entre plusieurs employés ou départements ? Cela peut se faire rapidement et facilement, sans que cela ne vous coûte un centime de plus.

Vous ajoutez également facilement des succursales supplémentaires ailleurs dans le pays à votre numéro existant !

Commencez dès aujourd’hui

Vous le voyez : le départ parfait pour un bon contact client commence aujourd’hui avec un numéro de téléphone de Belfabriek. Si vous demandez votre numéro 085 maintenant, vous pouvez être parfaitement joignable dès demain !