Chaque année a ses moments de pointe, des périodes où l’activité des entreprises augmente considérablement. Prenons par exemple le mois de décembre, un mois rempli de dîners de Noël, de réunions festives et d’une ambiance de vacances détendue. Mais en coulisses, pour de nombreuses organisations, c’est justement une période de frénésie, avec un pic de rendez-vous et de commandes.

Dans ces périodes chargées, un numéro de service bien fonctionnant peut faire la différence. Dans cet article, nous montrons comment les fonctions gratuites de Belfabriek peuvent soulager votre service téléphonique et le préparer pour les fêtes, afin que vous puissiez vous concentrer sur ce qui est vraiment important !

Configurez le Calendrier des Fêtes

Lorsque vous enregistrez votre numéro de service, nous vous demandons de nous communiquer vos heures d’ouverture. Le Plan de la Semaine qui en résulte garantit que les appels en dehors des heures de bureau sont parfaitement traités. Nous avons déjà montré comment cela fonctionne.

En complément de ce plan de semaine de travail régulière, vous pouvez définir vos heures d’ouverture pendant les semaines spéciales comme celles de décembre. Vous le faites avec le Calendrier des Fêtes, que vous trouverez dans Mon Belfabriek sous Paramètres du numéro. Pour les nouveaux clients de Belfabriek, l’un de nos collaborateurs vous contactera toujours après l’activation pour discuter des « jours spéciaux ».

Une fois que vous avez configuré le Calendrier des Fêtes de votre organisation avec nous, vous déterminez avec les fonctionnalités gratuites suivantes ce que les appelants entendent ou peuvent faire pendant ces jours.

Diffusez un message d’absence

Informez les appelants que votre service téléphonique est fermé et, important, quand vous serez à nouveau joignable avec le texte “Fermé”. Sous Paramètres du numéro sur Mon Belfabriek, vous activez cette fonction et pouvez télécharger votre enregistrement audio (WAV ou MP3).

Vous pouvez également enregistrer votre message via notre numéro de téléphone spécial 0900-6353835. Contactez-nous pour demander votre code personnel à cet effet.

Laissez les appelants enregistrer un message

Pour ne pas manquer des conversations importantes et des opportunités uniques, rendez votre texte de Fermeture un peu plus interactif. Avec la messagerie vocale, vous donnez aux appelants la possibilité d’enregistrer un message. Vous recevez l’enregistrement directement après sur l’adresse e-mail souhaitée, afin que vous puissiez agir immédiatement si nécessaire. Configurez cette fonction à temps via Mon Belfabriek.

Autres possibilités

En plus de configurer le Planning des Heures d’Ouverture et le Calendrier des Fêtes, il existe d’autres fonctions pour accueillir les appelants pendant les fêtes. Ces fonctions sont également gratuites et peuvent être activées immédiatement.

Connectez les appelants à un autre numéro

Souhaitez-vous continuer à recevoir les appels vers votre numéro de service ou avez-vous engagé un centre d’appels pour les traiter pour vous ? Sur Mon Belfabriek, vous changez facilement le numéro vers lequel les appelants sont redirigés. Cliquez sous Paramètres du numéro en haut à droite de votre écran sur le lien Destinations finales.

Recevez des mises à jour par SMS

Un centre d’appels externe répond-il à vos appels téléphoniques pendant les fêtes ? Si des appels ne sont néanmoins pas répondus, notre fonction facturée annuellement à l’avance (150 €) est pratique. Ainsi, vous pouvez intervenir immédiatement si cela s’avère nécessaire.

Recevez des mises à jour par e-mail

Similaire aux mises à jour par SMS ci-dessus, mais par e-mail, ce qui nous permet de vous envoyer des informations plus détaillées. À l’adresse e-mail souhaitée, vous recevez des informations sur les appels non pris ou non redirigés.

Tant l’alerte SMS que l’alerte e-mail peuvent être activées par notre service client. Vous trouverez le numéro de téléphone ci-dessous.

Nous vous conseillons volontiers

Avez-vous encore des questions sur ce qui précède ou souhaitez-vous recevoir des conseils sur votre situation personnelle ? Avez-vous demandé un numéro de téléphone chez nous et souhaitez-vous en savoir plus ? Nous serons ravis de réfléchir avec vous. Appelez-nous pour cela au 0800-BELFABRIEK (0800 - 23 53 227).