Que la VoIP présente de nombreux avantages par rapport à la téléphonie traditionnelle est évident. Passer des appels d’une clarté cristalline, ne plus être dépendant d’un numéro fixe ou d’une ligne fixe, travailler indépendamment de l’emplacement, les possibilités sont infinies. Mais si vous n’êtes pas encore tout à fait convaincu, nous vous proposons un top cinq des extras les plus utiles qu’un central téléphonique VoIP peut offrir.

Avantage de la centrale VoIP #1 : votre numéro professionnel partout

Parce que la VoIP ne fonctionne pas comme la téléphonie classique, avec un numéro lié à une ligne fixe, mais que votre numéro est attribué virtuellement, l’utilisation de votre numéro professionnel n’est plus dépendante de votre centrale téléphonique physique ou de l’appareil qui y est connecté.

En première place de notre top cinq se trouve l’option la plus utilisée en téléphonie VoIP, à savoir le transfert direct des appels.

Cela signifie que chaque appel peut être attribué à un autre appareil. Cela peut être votre téléphone fixe lorsque vous êtes à votre bureau, un employé qui prend des appels sur son ordinateur portable ou même un centre d’appels à l’étranger. Lorsque vous êtes en déplacement, ces appels entrants sont connectés à votre smartphone. Vous pouvez également passer des appels sortants avec ces appareils.

Vous pouvez toujours ajuster ces paramètres de manière très flexible via une application ou un portail web.

Laissez vos clients choisir

Dans les grandes entreprises, on travaille souvent avec des spécialisations par sujet, où tout le monde ne peut pas connaître toutes les branches de votre entreprise. Les questions concernant une facture peuvent être mieux traitées par la comptabilité et les questions liées aux produits sont mieux confiées à un vendeur.

En deuxième place de notre liste se trouve une option connue de presque tout le monde qui a déjà appelé un fournisseur ou un service public. Le menu de sélection.

Sur la base de certains critères de sélection choisis par vous-même, votre client appelant peut affiner sa question et choisir lui-même avec quel service il souhaite être mis en relation. Sur la base de ce choix, des messages automatiques peuvent même être communiqués, tels que les heures d’ouverture ou des références à un site web pour plus d’informations.

Parce qu’un téléphone a dix touches numériques, vous pouvez proposer jusqu’à dix options dans le menu de sélection. En fonction du choix du client, l’appel peut être automatiquement transféré par la centrale au service concerné, sans avoir besoin de faire appel à un réceptionniste.

L’affichage d’un appel

En troisième place de notre aperçu se trouve une option qui gagne de plus en plus en popularité. Avec la nécessité croissante de rapports tangibles ou visibles des moments de consultation, une note de négociation ou l’enregistrement de contacts, l’enregistrement légal des appels devient de plus en plus important.

Si vous avez déjà appelé un service d’assistance d’une entreprise ou d’une organisation, vous avez probablement déjà été confronté à l’annonce “ce message peut être enregistré à des fins de formation”. Vous pouvez également enregistrer vos appels avec VoIP. Ceux-ci sont stockés après coup sur un serveur sécurisé dans le cloud et vous pouvez les réécouter quand vous le souhaitez.

Cela présente plusieurs avantages. Avec l’enregistrement des appels, vous pouvez enregistrer la promesse d’achat d’un client, vérifier si vos employés ont mené une conversation de qualité et ajuster si nécessaire, ou utiliser les meilleures conversations lors des sessions de formation de votre personnel.

Tous les appelants en ligne

Il peut arriver que votre entreprise et certainement votre centrale téléphonique VoIP soient confrontées à certains moments à un afflux important d’appels entrants. Souvent, il n’est pas possible d’embaucher temporairement plus de personnel pour faire face à cette courte période ou à ce pic ponctuel. Et c’est précisément pour ces moments que nous souhaitons expliquer cette fonctionnalité de VoIP : la file d’attente.

Un client qui ne peut pas joindre votre entreprise est un client mécontent et peut également être un client que vous perdez. Il est donc primordial que tous les appels puissent être répondus. Une file d’attente virtuelle garantit que tous les appels sont reçus et que l’appelant a la possibilité d’attendre son tour avant d’être aidé par un employé. Avec VoIP, la capacité d’une telle file d’attente est virtuellement illimitée, bien que nous espérions que vous n’ayez jamais à le tester.

Et si le temps d’attente pour vos clients devient trop long, vous pouvez toujours choisir, avec un simple ajustement dans votre application, de rediriger les appels vers d’autres succursales ou services. Ou vous pouvez activer un répondeur numérique qui transmet les messages vocaux de vos clients par e-mail à une adresse e-mail centrale.

Mesurer, c’est savoir

À la cinquième place de nos fonctionnalités préférées avec VoIP se trouve un outil indispensable pour chaque entreprise. L’enregistrement des contacts.

Le succès de votre entreprise peut être mesuré par le nombre de clients que vous servez, ou le nombre de ventes réalisées chaque année et le chiffre d’affaires ou le bénéfice qui en découle, mais la force de votre service client et du suivi téléphonique se mesure à l’aide de statistiques.

La VoIP a une avance considérable sur la téléphonie traditionnelle à cet égard. Les appels se déroulent numériquement, ce qui rend la mesure et l’enregistrement de ces contacts un jeu d’enfant. Chaque appel entrant et sortant est enregistré et accompagné de certaines données standard, telles que la durée, le nombre de transferts, le temps d’attente avant que le client n’ait quelqu’un en ligne, qui a répondu à l’appel, etc. Grâce à cet enregistrement, vous pouvez toujours suivre quand les pics se produisent, quels appelants prennent le plus de contact ou quel service est le plus sollicité.

Ces données restent toujours sécurisées dans le cloud à votre disposition et peuvent également être consultées hors ligne pour une analyse plus approfondie.

Un choix difficile

Quiconque a attentivement parcouru l’aperçu aura sans aucun doute constaté que dans ce top cinq, bien plus de cinq extras utiles sont inclus. Il est donc difficile de faire un choix limité parmi l’offre écrasante d’avantages de la téléphonie VoIP.